Cara membuat flowchart di Microsoft Visio 2013

Flowchart merupakan jenis diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu alur kerja atau proses, struktur organisasi atau struktur formal lainnya. Suatu alur kerja atau lainnya biasanya akan cenderung membingungkan ketika dituangkan dalam kata-kata, kecuali anda benar-benar menggunakan bahasa yang efektif dan jelas.

Lain halnya ketika anda menggunakan flowchart, anda bisa menjelaskan sebuah urutan proses atau lainnya dengan sederhana dan mudah dipahami.

Contoh flowchart sederhana
Visio flowchart3

Cara membuat flowchart di Microsoft Visio 2013 
Anda bisa membuat flowchart menggunakan program-program tertentu. Salah satu program yang bisa digunakan adalah Microsoft visio 2013.  Di Microsoft visio tersedia  category flowchart yang menyediakan fitur-fitur yang dapat memudahkan anda dalam membuat flowchart. Anda bisa melihat contoh cara membuatnya di bawah.

Langkah pertama. Silahkan anda membuka Microsoft Visio 2013, kemudian klik kategori “Flowchart”. Setelah muncul beberapa tipe flowchart anda bisa mengklik  salah satu untuk memilihnya. Atau anda bisa memilih “Basic Flowchart” untuk membuatnya secara manual. Setelah muncul tab dialog, anda klik “Create

Langkah kedua. Setelah halaman terbuka, maka anda akan melihat berbagai fitur yang terdapat pada panel sebelah kiri. Untuk memulai bentuk pertama, silahkan anda menyeret bentuk “Start/End” ke tengah halaman. Untuk menambahkan teks pada bentuk tersebut, maka anda double klik pada shape dan anda bisa mengetikkan teks.
Visio flowchart
Langkah ketiga. Untuk menambahkan bentu/shape baru, maka anda perlu mengarahkan pointer kea rah shape sebelumnya. Setelah muncul empat mata panah di samping tersebut, arahkan pointer ke salah satu mata panah hingga muncul pilihan bentuk shape berikutnya. Terakhir anda klik salah satu bentuk/shape.
Visio flowchart2
Langkah keempat. Untuk menghubungkan beberapa bentuk/shape, maka anda bisa  menggunakan fitur “Connector” pada ribbon. Dan jika anda ingin mengubah warna bentuk atau pun garis, anda bisa mengklik bentuk atau garis tersebut dan menggunakan fitur “Fill” atau “Line” pada toolbars.
Read More »

Cara membuat diagram venn di Microsoft Visio 2013

Untuk membuat diagram venn di visio anda perlu melalui dua tahapan. Tahapan pertama anda perlu menambahkan feature fragment pada toolbars. Kedua anda bisa langsung membuat diagram venn dengan sangat mudah. Berikut selengkapnya.

Contoh diagram venn
Visio venn diagram

Cara mengkustom fitur “Fragment” pada Toolbars
Langkah pertama. Silahkan anda membuka program Microsoft Visio 2013. Kemudian pilih template “Blank Drawing”. Setelah halaman terbuka, berikutnya anda klik tab “FILE, klik “Option” dan klik “Customize Ribbon”.
Langkah kedua. Pada bagian customize the Ribbon”, silahkan anda memilih “Main tabs”. Lalu pada bagian tab “Home” silahkan anda mengklik “Editing”  dan klik “New Group
Visio option
Langkah ketiga. Selanjutnya anda akan melihat tulisan “New Group (Custom)” di bawah tulisan editing yang tadi. Langsung saja anda mengklik tulisan “New Group (Custom)” tersebut, kemudian anda klik “Rename”. Setelah muncul jendela rename, lalu anda pilih symbol dan ubah nama pada “Display name” menjadi “Graph”. Terakhir anda klik “OK’.
Langkah keempat. Pada bagian “Choose commands from” silahkan pilih “Commands Not in the Ribbon”, lalu pilih “Fragment”. Selanjutnya anda klik tombol “Add” dan selesaikan dengan mengklik “OK”.
Visio option ribbon1
Setelah anda melakukan empat tahapan di atas, maka anda akan melihat fitur “Fragment” muncul pada ribbon. Lebih tepatnya pada tab “HOME”, posisi fitur paling kanan.

Cara membuat diagram venn
Pertama. Silahkan anda menggambar  2 atau lebih bentuk lingkaran menggunakan fiturs “Ellipse”. Ketika anda menggambar lingkaran posisikan sesuai dengan bentuk diagram yang anda inginkan.
Visio venn diagram
Kedua. Berikutnya anda blok seluruh bentuk lingkaran yang telah anda gambar. Lalu klik fitur “Fragment” pada ribbon.
Ketiga. Terakhir anda bisa double klik pada pecahan lingkaran untuk menuliskan teks. Anda juga bisa mengubah warna setiap pecahan lingkaran. Caranya anda klik bagian yang akan diubah warnanya. Lalu klik “Fill” pada ribbon dan pilih warna kesukaan anda.

Catatan:
Setelah anda menambahkan fitur “Fragment” pada ribbon, maka anda tidak perlu menambahkannya kembali ketika akan membuat diagram venn. Setelah diagram venn anda selesai dibuat, maka anda bisa mengcopy nya dan menempelkannya pada file lain. Misalnya file excel, dokumen word dll.
Read More »

Cara membuat diagram ishikawa/fishbone di Microsoft Visio 2013

Diagram ishikawa merupakan diagram yang dipopulerkan oleh Kaoru Ishikawa. Diagram ishikawa juga mempunyai banyak sebutan atau nama lain, seperti “fishbone diagram (diagram tulang ikan)”, “herringbone diagram”, “fishikawa” dan juga “cause and effect diagram (sebab-akibat)”.

Diagram ishikawa digunakan untuk mengidentifikasi seluruh penyebab yang berkontribusi atau berkemungkinan menyebabkan masalah. Anda bisa membuat diagram ishikawa dengan menggunakan program Microsoft office Visio 2013.  Untuk anda yang belum mengetahui seperti apa bentuk diagram ishikawa dan bagaimana cara membuatnya, maka anda bisa membacanya di bawah.

Contoh diagram ishikawa / diagram fishbone
Ishikawa Diagram

Cara membuat diagram ishikawa/fishbone di Microsoft Visio 2013
Langkah pertama. Silahkan anda membuka program Microsoft visio 2013 di computer anda. Caranya anda klik “start” (icon windows), lalu klik “All Programs”, lalu “Microsoft Office 2013” dan terakhir klik “Visio 2013”

Langkah kedua. Setelah Microsoft Visio 2013 terbuka, berikutnya silahkan anda mengetikkan kata “Fishbone” pada kolom pencarian dan tekan tombol enter pada keyboard anda. Kemudian anda akan melihat template diagram bernama “Cause and Effect Diagram”.
Visio Ishikawa Diagram1
Catatan : 
Jika komputer anda tidak terhubung ke internet, maka anda bisa mengklik folder template "Bussiness", lalu tekan “Cause and Effect Diagram”. Kemudian lanjutkan ke langkah ketiga.

Langkah ketiga. Selanjutnya anda klik diagram yang bernama “Cause and Effect Diagram” tadi. Lalu akan muncul dialog box seperti gambar di bawah. Silahkan anda memilih akan menggunakan “Metric Units” atau “US Unit”. Setelah anda memilih, silahkan anda akhiri tahap ini dengan mengklik tombol “Create”.
Visio Ishikawa Diagram
Langkah keempat. Setelah mengklik create, maka template diagram fishbone (ishikawa) secara otomatis terbuka. Biasanya warna template diagram adalah biru. Yang perlu anda lakukan selanjutnya adalah memasukkan teks effect/problem/masalah dan category/factor pada masing-masing posisi.
Visio Ishikawa Diagram3
Untuk dapat mengetikkan teks pada box maka pertama harus mengklik dua kali (double click) pada anak panah yang menuju/dari box tersebut. Sebagai contoh saya akan  memasukkan teks effect, maka saya double click anak panah yang menuju box untuk effect. Kemudian ketikkan teks anda.

Langkah kelima. Untuk menambahkan kategori baru dan juga penyebab, maka anda bisa men-drag (tekah, tahan & seret) dari panel kiri menuju posisi yang sesuai. Lalu double klik pada anak panah, selanjutnya text box muncul dan anda bsia mengetikkan teks anda.
Visio Ishikawa Diagram4
Langkah keenam. Ini merupakan tahap akhir dari membuat diagram fishbone, berikutnya anda bisa menyimpan diagram tersebut dalam bentuk file Microsoft visio drawing, atau anda juga bisa menyimpannya dalam bentuk JPEG. Dan nantinya anda dapat menambahkan diagram tersebut ke dokumen word, atau lainnya.
Read More »

Cara membuat diagram batang bertingkat di Microsoft Excel 2013

Ada beberapa jenis diagram batang, seperti diagram batang (biasa), diagram batang mendatar, diagram batang majemuk, diagram batang bertingkat dll. Sebenarnya cara membuat masing-masing diagram tersebut tidak jauh berbeda. Hanya saja tipe yang digunakan berbeda. Misalnya untuk membuat diagram bertingkat maka anda menggunakan tipe “Stacked Column”.

Contoh diagram batang bertingkat
Diagram batang bertingkat
Cara membuat diagram bertingkat di Microsoft Excel 2013 sangatlah mudah. Apabila anda menemui kesulitan dalam membuatnya, maka anda dapat mengikuti langka-langkah membuat diagram batang bertingkat di bawah ini.

Cara membuat diagram batang bertingkat di Microsoft Excel 2013
Langkah Pertama. Silahkan anda memasukkan data anda pada tabel. Sebagai contoh anda bisa melihat data pada gambar tabel di bawah (lihat langkah kedua). Tabel tersebut memuat hasil beberapa sample selama 10 tahun.

Langkah kedua. Setelah anda selesai mengetri data, berikutnya anda blok sel A1:D7 (seluruh data). Kemudian anda klik tab “INSERT”, lalu kli icon “Insert Column Chart” dan terakhir pilih “Stacked Column”. Dan diagram batang bertingkat pun secara otomatis akan ditambahkan ke sheet anda.
Diagram batang bertingkat
Sebenarnya tahap membuat diagram sudah selesai pada tahap dua. Pada tahap berikutnya anda akan belajar cara mengubah warna pada batang diagram agar menjadi lebih menarik dan juga cara menambahkan keterangan pada diagram.

Langkah ketiga. Cara mengubah warna yaitu anda klik bagian diagram yang akan dirubah warnanya. Misalnya box yang paling atas, maka anda klik box yang paling atas, lalu klik kanan mouse. Untuk mengubah bagian warna bagian dalam kotak, maka anda klik “Fill” dan klik warna yang anda sukai. Sedangkan untuk warnai garis tepi kotak tersebut, maka anda bisa mengklik “Outline” dan memilih warna favorit anda.
Diagram batang bertingkat2
Langkah keempat. Cara mengganti judul diagram. Biasanya setelah anda membuat diagram, maka judul diagram secara otomatis yaitu “Chart Title”. Nah pada judul ini anda bisa mengklik dua kali (double click) untuk mengedit dan menyesuaikkannya dengan judul diagram anda.

Langkah kelima. Cara menambahkan keterangan angka (label) pada masing-masing box. Caranya anda klik garis tepi diagram terlebih dahulu, kemudian anda akan melihat tanda plus di sudut kanan atas (lihat nomor 1 pada gambar di bawah). Silahkan anda klik tanda plus tersebut, lalu anda klik “Data Labels” (tepat dimata panahnya), terakhir anda klik “Center” untuk menambahkan keterangan angka di tengah box.
Catatan:
  • Selain judul dan keterangan anda bisa menambahkan keterangan lain pada diagram anda, misalnya anda dapat menambahkan judul pada sumbu x atau pun sumbu y (Axis Title). Anda dapat menambahkan tabel data (Data Tables), Gridline, dan error bars serta legenda (legend).
  • Anda juga dapat menggunakan tab “FORMAT” dan tab “DESIGN” untuk memformat dan mendesain ulang diagram anda. Kedua tab tersebut hanya akan terlihat setelah anda mengklik diagram. 
Read More »

Cara membuat diagram boxplot di Microsoft Excel 2013

Cara membuat diagram boxplot di excel sebenarnya cukup mudah, namun karena saya menerangkannya dengan kata-kata mungkin jadi lebih panjang, rumit dan bisa jadi membingungkan. Yah, semoga saja uraian di bawah dapat membantu anda dalam membuat diagram boxplot.

Contoh diagram boxplot.
Diagram Boxplot6
Cara membuat diagram boxplot di Microsoft Excel 2013
Langkah Pertama. Silahkan anda masukkan data mentah anda seperti pada tabel bewarna hijau. Kemudian buat dua tabel lagi yang berisi data statistic dan juga perbedaan dari data dua statistic kedua sample (differences). Untuk mengetahui rumus yang digunakan pada tabel statistics dan differences, maka anda bisa melihat pada keterangan setelah gambar.
Diagram Boxplot
Keterangan:
Tabel statistics sample 1
  • Pada sel B5 (mencari Q1), rumus yang digunakan adalah =QUARTILE(B1:K1,1)
  • Pada sel B6 (mencari Q2), rumus yang digunakan adalah =QUARTILE(B1:K1,2)
  • Pada sel B7 (mencari Q3), rumus yang digunakan adalah =QUARTILE(B1:K1,3)
  • Pada sel B8 (mencari nilai minimum), rumus yang digunakan adalah =MIN(B1:K1)
  • Pada sel B9 (mencari nilai maximum), rumus yang digunakan adalah =MAX(B1:K1)
Sedangkan untuk tabel statistics sample 2 yaitu,
  • Di sel C5 rumusnya yaitu =QUARTILE(B2:K2,1) 
  • Di sel C6 rumusnya yaitu =QUARTILE(B2:K2,2) 
  • Di sel C7 rumusnya yaitu =QUARTILE(B2:K2,3) 
  • Di sel C8 rumusnya yaitu = MIN(B2:K2) 
  • Di sel C9 rumusnya yaitu = MAX(B2:K2) 
Sedangkan untuk tabel differences anda hanya perlu menghitung perbedaannya, misalnya Q2-Q1=428,5-344,75=83,75 dan seterusnya.

Langkah kedua. Berikutnya anda blok sel A11:C14. Lalu anda klik tab “INSERT”,  klik icon “Insert Column Chart”, dan pilih “2-D Stacked Column”.
Diagram Boxplot
Setelah diagram muncul pada sheet anda, langsung anda klik tab “DESIGN” dan klik “Switch Row/Column”. Sehingga anda akan melihat diagram menjadi memiliki tiga varian warna, yaitu biru, merah dan hijau.

Langkah ketiga. Klik kotak/box bewarna biru pada diagram, kemudian klik kanan mouse dan klik “Format Data Series…”. Selanjutnya anda akan melihat panel muncul di bagian kanan. Lalu anda klik icon ember, dan terakhir pada bagian “FILL” anda ubah menjadi “No Fill”. Dan untuk “BORDER” pilih saja “No fill”. Sehingga anda akan melihat kotak yang tadi bewarna biru berubah menjadi bewarna putih.
Diagram Boxplot2
Langkah keempat. Anda klik kotak yang bewarna putih tadi (sebelumnya bewarna biru), lalu anda klik tab “DESIGN”. Kemudian anda klik “Add Chart Element”, klik “Error Bars” dan pilih “More Error Bars Options”.

Selanjutnya anda akan melihat panel error bar muncul di sebelah kanan. Anda klik icon diagram yang berada dibawah “ERROR BAR OPTIONS” (lihat nomor 1 pada gambar di bawah). Kemudian pada bagian “Vertical Error Bar”, silahkan anda klik “Minus”, dan pada bagian “Error Amount” silahkan anda pilih “Custom” dan klik “Specify Value”.
Diagram Boxplot3
Lalu anda hapus pada bagian ”Negative Error Value”. Lalu anda blok nilai minimum, hingga pada kotak Negative Error Value” berisi kurang lebih seperti =Boxplot!$B$16:$C$16. Terakhir anda klik tombol “OK”
Diagram Boxplot4
Catatan: pada tabel statistic atau pun differences terdapat nilai minimum yang sama, dan anda dapat menggunakan salah satunya.

Langkah kelima. Setelah tanda kotak bewarna putih, sekarang anda klik kotak bewarna hijau pada diagram. Kemudian klik tab “DESIGN”, klik “Add Chart Element”, klik “Error Bars” dan terakhir klik “More Error Bars Options…

Setelah panel muncul error bar muncul. Setelah itu pada bagian “Vertical Error Bar”, silahkan anda klik “Plus”. Sedangkan pada “Error Amount”, silahkan anda klik “Custom” dan klik “Specify Value”. Kemudian pada bagian “Postive Error Value” silahkan anda hapus, dan blok nilai minimum. Sehingga kotak “Postive Error Value” akan berisi =Boxplot!$B$16:$C$16. Terakhir anda klik tombol “OK”.
Diagram Boxplot4
Langkah keenam. Diagram hamper selesai dibuat. Pada bagian diagram anda akan melihat keterangan legenda yang berisikan keterangan kotak putih adalah Q1, kotak merah adalah Q2-Q1 dan seterusnya. Klik keterangan legenda tersebut, lalu anda klik kanan mouse dan klik “Delete”.

Dan akhirnya diagram boxplot pun telah selesai dibuat. Apabila anda ingin mengubah warna kotak pada diagram maka anda bisa mengubahnya seperti pada langkah ketiga. Sedangkan untuk garis luarnya (BORDER), anda bisa memilih solid fill, dan pada bagian “Color” anda bia memilih warna yang anda sukai.

Ingat: tab "DESIGN" hanya muncul ketika anda telah mengklik element diagram.
Read More »

Cara membuat diagram pareto di Microsoft Excel 2013

Diagram pareto merupakan sebuah diagram/grafik yang sering digunakan untuk menyelidiki suatu proses. Dengan menggunakan diagram ini anda dapat mengetahui masalah yang berkaitan dengan proses tersebut.

Misalnya anda seorang pedagang kemudian anda melakukan strategi untuk mempromosikan dan menjual produk anda.  Anda bisa menuangkan semua jenis strategi  yang telah anda lakukan pada diagram beserta hasilnya,  dan kemudian anda menganalisis manakah strategi yang paling dominan atau strategi manakah yang berpengaruh besar.

Menurut saya, cara membuat diagram pareto bisa dibilang tidak sulit. Anda bisa membaca langka-langkah untuk membuat diagram pareto pada contoh di bawah.

Cara membuat diagram pareto di Microsoft Excel 2013 
Langkah Pertama. Silahkan anda masukkan data anda dalam tabel. Tentukan strategi apa saja yang anda gunakan (Strategy), masukkan hasil pada masih-masih sel yang sejajar dengan strategi (amount),  kemudian cari total dari data anda, buatlah data anda dalam bentuk persen (Percent) dan hitung persentase tersebut secara kumulatif (Lihat contoh table pada gambar langkah ketiga) .

Keterangan:
Total terletak pada sel B9, rumusnya =SUM(B2:B8)
Percent terletak pada sel C2 s/d C8. Anda bisa mengetikkan rumus pada sel C2 saja, kemudian menyalin (copy) rumus tersebut. Rumusnya pada sel C2 yaitu =(B2/$B$9)*100%
Cummulative Percent terletak pada sel D2 s/d D8. Data ini dihitung secara manual, yaitu:
  • Pada sel D2= =0+C2
  • Pada Sel D3=D2+C3 
  • Pada Sel D4 =D3+C4
  • Pada Sel D5 =D4+C5
  • Pada Sel D6 =D5+C6
  • Pada Sel D7 =D6+C7
  • Pada Sel D8 =D7+C8
Langkah kedua. Lalu anda blok sel A1-A8, sel B1-B8 dan sel D1-D8 secara bersamaan. Untuk anda yang belum tahu cara ngeblok sel tersebut, pertama silahkan anda tekan dan tahan CTRL (di keyboard anda) dan pilih sel A1-A8, sel B1-B8 dan sel D1-D8. Setelah selesai, anda bisa langsung melepaskan CTRL.

Langkah ketiga. Setelah memblok sel-sel yang saya sebutkan di atas, kemudian anda klik tab “INSERT”. Lalu pada grup chart anda bisa mengklik icon "combo" dan terakhir klik “Create Custom Combo Chart”.
Excel Pareto
Langkah keempat. Silahkan anda memilih mana tipe diagram yang akan digunakan. Sebagai contoh saya menggunakan “Clustered Column” untuk amount dan “Line” untuk Cummulative % serta menjadi cumulative % sebagai sumbu sekunder (Secondary axis). Terakhir anda klik tombol “OK”. Dan diagram pareto akan secara langsung di tambahkan ke sheet anda.
Excel Pareto

Cara menyesuaikan sumbu sekunder
Tahap menyesuaikan sumbu sekunder menjadi 100%. Apabila anda melihat pada diagram yang telah jadi maka anda akan melihat bahwa batasan sumbu sekunder adalah 120%. Cara mengubahnya, pertama-tama anda diagram garis (pada sumbu sekunder bewarna merah). Kemudian anda klik kanan mouse dan klik “Format Data series”.

Setelah panel muncul, hal petama klik mata panah (lihat nomor 2 pada gambar di bawah) untuk mengubah series option menjadi AXIS OPTIONS (Secondary Vertical (Value) Axis).  Lalu klik “Axis options” (nomor 2), dan ubahlah maximum bounds menjadi 1.
Excel Pareto3

Cara mengubah gap (celah)  pada diagram batang 
Setelah membuat diagram tadi pada diagram batang dari diagram pareto jarak antar batang (data series) cukup jauh yaitu 219%. Untuk menghilangkan jarak tersebut, maka anda harus mengubah gap menjadi 0%
Caranya anda klik bagian batangnya, kemudian klik kanan mouse. Lalu klik “Format Data series”. Setelah panel muncul, klik series option (icon diagram) dan terakhir ubah rentang “Gap Width” menjadi 0%. Selesai.
Read More »

Cara membuat diagram Sankey online

Diagram Sankey merupakan salah satu bentuk diagram flowchart yang sering digunakan untuk memvisualisasikan  penggunaan energy, material, biaya, transfer atau lainnya dalam sebuah proses. Cara membuat diagram Sankey ini tergolong susah-susah gampang.
membuat diagram Sankey
Untuk membuatnya secara manual mungkin sedikit ribet, namun anda bisa membuatnya menggunakan software khusus atau pun membuatnya secara online. Ada beberapa situs online yang dapat memudahkan anda untuk membuat diagram Sankey. Di bawah ini merupakan salah satu contoh cara membuat diagram Sankey secara online, lebih tepatnya pada situs sankeymatic.com

Cara membuat diagram Sankey online
Langkah pertama. Silahkan anda mengunjungi website sankeymatic.com kemudian anda klik “Get started” atau “Build a Sankey Diagram”.  Atau jika anda ingin lebih ringkas lagi, anda langsung kunjungi alamat website sankeymatic.com/build/

Langkah kedua. Pada kolom input, silahkan anda memasukkan data anda. Biasanya dalam kolom input tersebut sudah terdapat contoh sintaks pengisian data. Oleh karena itu, anda hanya perlu menyesuaikannya.
Diagram sankeymatic
Langkah ketiga. Setelah anda selesai mengisikan data anda, maka berikutnya hanya perlu mengatur diagram Sankey anda menggunakan tools yang tersedia. Seperti Size, Spacing & Shape, Colors, Advanced, Labels & Units.

Langkah keempat. Setelah selesai mengatur warna, ukuran, label dan sebagainya,  maka jangan lupa anda untuk melihat hasil tinjauan (Preview). Tujuannya untuk mengetahui apakah diagram anda telah sesuai dengan keinginan anda atau belum. Cara silahkan anda klik tombol “Preview” pada kolom input.

Langkah kelima. Setelah anda selesai mensetting diagram, maka tahap berikutnya adalah menyimpan diagram. Caranya perhatikan panel “Export”, pada bagian “Scale” silahkan anda pilih skala gambar yang anda inginkan. Sebagai contoh saya memilih Scale: 2x (Retina). Dan terakhir anda klik “Export 1200 x 1200 PNG” dan lanjutkan dengan proses menyimpan.
Diagram sankeymatic
Catatan:
  • Pada tahap ketiga tadi saya telah menyebutkan tentang tools. Untuk melihat tools yang tersedia dalam grup, maka anda cukup mengklik judulnya grup saja. 
  • Diagram sankeymatic
    Misalnya anda ingin mengatur anda ingin mengubah warna, maka anda klik grup “Colors:”. Dan tools pun akan terlihat, jadi anda bisa mengubah warna background (Background Color), warna pita (node colors) dan seterusnya.
  • Anda juga dapat menggabungkan atau pun menempelkan elemen diagram, caranya anda seret (drag)ujung elemen tersebut menuju ke elemen lain yang diinginkan. Bila sudah sesuai dengan keinginan anda langsung lepas (Drag).

Note: Mohon maaf, pada gambar terdapat data angka yang salah, yaitu ketidaksesuaian antara income dan Ouput. 
Read More »

Cara menggunakan fungsi index dan match di Microsoft Excel 2013 bersamaan

Pada tulisan saya sebelumnya, saya telah bagikan ke anda mengenai cara menggunakan fungsi MATCH di Microsoft Excel 2013. Sekarang saya akan mengulas tentang penggabungan fungsi index dan fungsi match di Excel 2013.

Fungsi INDEKS secara mendasar adalah mengembalikan nilai berdasarkan didefinisikan array / kolom dan nomor baris. Sedangkan Fungsi MATCH secara mendasar digunakan untuk menemukan posisisi sebuah item dari sebuah susunan sel. Kedua fungsi tersebut dapat digabungkan, yaitu dengan memasukkan fungsi MATCH pada fungsi index.

Dimana hasil perhitungan dari fungsi match tersebut secara otomatis digunakan untuk fungsi index. Jadi pertama anda mencari posisi sebuah item dari sebuah susunan sel (susunan sel pertama), posisi tersebut nantinya akan ditunjukan dengan angka. Kemudian setelah menemukan posisi tersebut, anda akan menggunakan angka (posisi) tersebut untuk mencari sebuah nilai dari sebuah susunan sel yang berbeda (susunan sel kedua).

Mungkin ini sedikit memungkin, bagaimana pun saya juga sedikti kesulitan untuk menuangkan tentang penggunaan penggabungan fungsi match dan index. Semoga uraian sedikit di atas dapat membantu anda untuk memahami penggabungan fungsi index dan match.

Contoh:
Sebagi pelengkap, saya sajikan contoh cara menggunakan fungsi match dan index secara bersamaan di bawah. Saya mempunyai sebuah tabel (tabel biru, tabel pertama) yang berisi daftar ID dan juga nama dari ID tersebut.
Excel Index & Match Function
Sedangkan pada tabel kedua (tabel hijau), saya akan menggunakannnya untuk mencari nama dari ID. Saya ingin ketika saya mengetikkan sebuah ID pada sell E3, maka pada sel F3 akan menampilkan nama dari ID yang saya ketikkan tadi. Nah pada sel F3 itulah saya menggunakan fungsi match dan index.

Cara menggunakan fungsi index dan match di Excel 2013 bersamaan
Cara pertama
Caranya anda klik sel F3, kemudian klik tab “FORMULAS”, lalu saya klik “Lookup & Reference” dan pilih “INDEX”.  Lalu anda akan diminta untuk memilih salah satu bentuk argument. Disini silahkan anda memilih “array,row,num,column_num”.

Setelah  itu muncul kotak function argument saya mengisi bagian “Array” dan “Row_num”. Pada bagian “Array” saya akan mengisikan C2:C21, yaitu sel di mana data sumber untuk fungsi index berada. Sedangkan pada “Row_num”, saya isi rumus match yaitu =MATCH(E3,B2:B21,0). Terakhir klik tombol “OK”
Excel Index & Match Function1
Cara kedua
Cara kedua ini sederhana, anda hanya perlu mememasukkan rumus pada sel F3. Rumusnya yaitu =INDEX(C2:C21,MATCH(E3,B2:B21,0)). Untuk mengetahui tentang fungsi MATCH, maka anda bisa membacanya pada postingan saya yang sebelumnya.
Read More »

Cara menggunakan fungsi MATCH di Microsoft Excel 2013

Fungsi MATCH digunakan untuk mencari sebuah item khusus pada sebuah susunan sel dan kemudian menunjukkan posisi item tersebut  dalam sebuah susunan sel. Sebagai contoh saya memiliki sebuah tabel seperti gambar di bawah ini, kemudian saya ingin mencari posisi sebuah ID dalam sebuah jajaran sel (A2:A8)

Cara menggunakan fungsi MATCH di Excel 2013

Cara pertama anda klik sel “G3”, kemudian anda klik tab “FORMULAS”. Pada grup function library anda klik “Lookup & Reference”, lalu terakhir anda pilih “MATCH”. Setelah itu anda akan mendapati jendela function arguments muncul. Silahkan anda melengkapi jendela “Fucntion arguments” dan akhiri dengan mengklik tombol “OK”.
Excel Match Function
Keterangan:
“Lookup_value”, anda wajib mengisi bagian ini. Anda bisa mengisinya dengan item tertentu (contohnya salah satu ID product). Atatu anda bisa mengetikan sel dimana nanti anda akan mengetikkan item. Sebagai contoh saya akan memasukkan “F3” pada bagian Lookup_value. Artinya jika nanti saya memasukkan salah satu ID, maka pada sel “G3” akan menunjukkan hasilnya.
“Lookup_array”, anda wajib mengisi bagian ini. Lookup array merupakan  susunan sel yang di jadikan sumber.
“Match type”, pilihan match ada tiga. Yaitu -1, 0 atau pu 1. Angka tersebut nantinya akan digunakan untuk mencocokan nilai. Match type yang standar digunakan adalah 1.

Cara kedua: anda bisa langsung mengtikkan rumus pada sel “G3”
Jika anda hanya mencari item tertentu, misalnya anda ingin mencari ID “100606”. Maka pada sel “G3” anda hanya perlu mengetikkan rumus =MATCH(100606,A2:A8,1).

Jika anda ingin menemukan item yang tidak tentu, maka anda bisa menggunakan sel saja. Jadi anda bisa memasukkan ID berapa pun pada sel “F3” dan angka yang keluar di “G3” secara otomatis menyesuaikan. Sebagai contoh saya menggunakan sel “F3”, maka pada sel “G3” saya mengetikkan rumus =MATCH(F3,A2:A8,1).
Read More »

Cara menghapus data ganda (duplicates) di Microsoft Excel 2013

Cara menghapus data ganda (duplicates) di Excel 2013 - Ketika anda mengolah data di Microsoft Excel 2013, mungkin anda pernah menyalin data dan tanpa disengaja muncul beberapa atau banyak data ganda. Apabila data anda sedikit tentu bukan masalah besar untuk menghapusnya secara manual.

Namun lain ceritanya jika jumlah data anda ribuan atau bahkan puluhan ribu. Bila anda hendak menghapusnya secara manual tentu akan memakan waktu dan membuat anda cukup pusing. Untuk itu, saya bagikan ke anda tutorial cara menghapus data ganda dengan cepat menggunakan tool remove duplicates.

Cara menghapus data ganda (duplicates) di Microsoft Excel 2013

Sebagai contoh anda dapat melihat data dalam tabel di bawah. Dalam tabel tersebut terdapat beberapa baris data yang memmpunyai nilai sama persis. Lebih tepatnya yaitu pada baris ke 1, baris  ke 5, baris ke 10, baris ke 13, baris ke 16 dan baris ke 20.
Excel Sample data
Langkah pertama.  Kemudian anda ingin membiarkan data pada baris pertama dan menghapus semua duplikatnya. Maka yang perlu anda lakukan adalah memblok seluruh data atau tabel. Kemudian anda klik tab “DATA” dan lanjutkan dengan mengklik “Remove Duplicates”. (Anda dapat menemukan tool  “Remove Duplicates”. Pada grup “Data Tools”).
Excel remove duplicate
Langkah kedua.Setelah anda mengklik remove duplicates data, maka akan muncul kotak dialog seperti pada gambar di bawah ini. Karena anda akan menghapus seluruh duplikat, maka biarkan seluruh kolom tercentang. Dan anda akhiri dengan mengklik tombol “OK”.

Langkah ketiga. Terakhir anda akan melihat kotak dialog yang berisi teks berikut “5 duplicates values found and removed, 16 unique values remain”. Apabila anda melihat kotak dialog tersebut, maka langsung saja anda klik tombol “OK”. Maksud teks tersebut adalah “5 nilai ganda telah ditemukan dan dihapus, tersisa 16 nilai yang unik”. Intinya semua data ganda di tabel anda telah terhapus dan tersisa data yang brnilai unik.
Read More »

Cara menggunakan HLOOKUP di Microsoft Excel 2013

cara menggunakan fungsi HLOOKUP - HLOOKUP, merupakan salah satu sungsi yang dapat anda gunakan di Excel 2013. Sebenarnya fungsi HLOOKUP mempunyai kegunaan kurang lebih sama dengan VLOOKUP. Perbedaanya, jika pada fungsi VLOOKUP digunakan untuk menemukan informasi berdasarkan kolom (Vertical) sedangkan HLOOKUP digunakan untuk menemukan informasi berdasarkan baris (Horizontal).

Intinya, HLOOKUP mengacu pada table array yang disusun secara horizontal. Tujuannya untuk mencari nilai atau teks yang tersusun dalam barisan. Misalnya anda ingin mencari code produk pada tanggal tertentu atau lainnya. Bagi anda yang masih bingung dengan cara menggunakan HLOOKUP di Microsoft Excel 2013, anda bisa belajar menggunakannya melalui tutorial di bawah.

Cara menggunakan HLOOKUP di Microsoft Excel 2013

Sebagai contoh saya telah membuat tabel  (Lihat tabel bewarna biru) berisi data yang tersusun secara horizontal, tabel ini nantinya akan berfungsi sebagai table_array (sumber data). Dan saya juga membuat tabel yang kedua (lihat tabel bewarna hijau).
Excel HLOOKUP table
Ditabel kedua ini saya akan menggunakan rumus HLOOKUP.  Jadi misalnya saya mengetikan tanggal 13 pada sel D12, maka di bawahnya akan langsung muncul keterangan code (sel D13), price (sel D14), in stock  (sel D15), in order  (sel D16) dan juga reorder  (sel D17).  Pada masing-masing sel (D13, D14, D15, D16 dan  D17) saya akan menggunakan rumus HLOOKUP. Jadi anda bisa mendapat 5 contoh sekaligus.

Cara pertama: 
Ada dua cara menggunakan HLOOKUP, anda bisa mengetikkan rumus secara langsung. Sebagai contoh pada tabel di atas saya mengetikkan rumus di bawah kemudian langsung tekan enter.
Excel HLOOKUP

  • Pada sel D13 saya mengetikkan rumus =HLOOKUP(D12,C2:V7,2,FALSE)
  • Pada sel D14 saya mengetikkan rumus =HLOOKUP(D12,C2:V7,3,FALSE)
  • Pada sel D15 saya mengetikkan rumus =HLOOKUP(D12,C2:V7,4,FALSE)
  • Pada sel D16 saya mengetikkan rumus =HLOOKUP(D12,C2:V7,5,FALSE)
  • Pada sel D17 saya mengetikkan rumus =HLOOKUP(D12,C2:V7,6,FALSE)
Cara kedua: 
Anda dapat pula menggunakan HLOOKUP melalui insert fungsi. Caranya anda posisikan pointer (mouse) pada sel, kemudian anda klik tab “FORMULAS”. Selanjutnya anda klik  “Lookup & References” dan pilih “HLOOKUP”. Setelah jendela fungsi arguments keluar maka anda cukup melengkapinya dan akhiri dengan menekan tombol “OK”
Excel HLOOKUP Function
Keterangan:
  • Lookup_value, bagian ini wajib diisi, yaitu nilai yang kan ditemukan pada baris pertama dan menjadi nilai referensi atau pun string teks.
  • Table_array, area ini juga tidak boleh dilewatkan. Table ini merupakan tabel dyang jadi sumber data aau referensi.
  • Row _index_num bagian ini juga sangat diperlukan, menunjukkan barisan mana yang ingin ditemukan. Misalnya jika pada kasus saya diatas nilai “Code” berada pada barisan ke 2, nilai “Price” berada pada barisan ke 3 dan seterusnya.
  • Range_lookup adalah nilai logis dimana anda dapat menentukan apakah anda ingin HLOOKUP untuk menemukan nilai yang sama persis atau perkiraan. Bila anda ingin menemukan nilai yang sama persis, maka anda dapat memasukkan FALSE. Maka jika anda memasukkan angka( tanggal) yang salah pada D12 maka di sel D13, D14, D15, D16 dan  D17 tidak akan muncul data dan dianggap sebagai kesalahan. 
Read More »

Cara membuat kalender di Microsoft Excel 2013

Cara membuat kalender  - Apakah anda orang yang rutin membeli kalender baru setiap tahunnya? Jika ya, maka kini anda bisa berhemat. Anda tidak perlu lagi membeli kalender, karena anda dapat membuat kalender sendiri dengan sangat mudah.

Anda dapat membuat kalender menggunakan program Microsoft Excel 2013. Di Excel 2013 tersedia banyak pilihan template yang bisa anda gunakan. Untuk itu, khusus untuk anda yang belum tahu caranya membuatnya, maka anda bisa membaca tutorial lengkapnya pada paparan di bawah.

Cara membuat kalender di Microsoft Excel 2013 

Pertama. Untuk mendapatkan varian template kalender lebih banyak, pastikan perangkat (computer) anda sudah terkoneksi ke internet. Lalu anda buka lembar kerja di Microsoft Excel 2013, selanjutnya anda klik tab “FILE”. Lalu anda klik “New”.

Kedua. Kemudian pada kolom pencarian template, silahkan anda mengetikkan kata “Calendar” dan akhiri dengan tekan enter atau icon lup (kaca pembesar).
 Excel Search template
Ketiga. Seusai anda mencari template calendar, maka anda akan melihat pilihan template kalender. Silahkan anda mengklik salah satu template yang anda minati. Dan akhiri dengan mengklik tombol “Create”.
Keempat. Selanjutnya anda akan melihat kalender dalam worksheet baru muncul. Umumnya anda akan melihat panel tahun, untuk menyesuaikan tahun dengan kebutuhan (Lihat gambar choose year di bawah). Jadi anda bisa memilih tahun-tahuntahun lalu, sekarang atau tahun mendatang.
 Excel Calendar template
Catatan:
Setelah anda mengubah tahun berikutnya anda bisa mengedit kalender secara manual. Misalnya anda dapat menambahkan gambar di kalender anda, anda dapat mengubah font atau warna huruf sesuai dengan ketertarikan anda dan sebagainya.
Read More »

Cara membuat mail merge di Microsoft Word 2013

Mail merge merupakan salah satu tool yang tersedia di Microsoft Word 2013, tool ini sangat berguna. Dengan mail merge anda dapat membuat beberapa surat, label, amplop, tag nama dan lainnya dengan mudah. Berikut contoh cara membuat mail merge khususnya untuk membuat surat (Letters).

Cara membuat mail merge di Word 2013 

Pertama. Silahkan anda membuka Microsoft Word 2013. Kemudian anda klik tab “MAILINGS”, lalu anda klik “Start Mail Merge” pada ribbon. Dan terakhir anda klik “Step-by-Step Mail Merge Wizard…”.
Belajar Bareng
Kedua. Lalu anda lanjutkan dengan memilih tipe dokumen yang akan dikirim, apakah anda ingin mengirim surat (letter),  pesan email (e-mail messages), label atau lainnya. Sebagai contoh saya akan memilih “Letter” dan lanjutkan dengan mengklik “Next:Starting document”
Belajar Bareng
Ketiga. Selanjutnya anda bisa memilih apakah anda akan memulai surat dengan dokumen yang sekarang aktif (use the current document), menggunakan template (start from a template) atau anda akan menggunakan dokumen yang telah anda buat sebelumnya (start from existing document). Sebagai contoh saya akan memilih  “use the current document”. Terakhir anda klik “Next: Select recipients”.

Keempat. Pada tahap ini anda akan memilih penerima pesan. Bila anda sudah punya daftar penerima di file excel, maka anda bisa mengklik “Use an existings list” dan klik “Browse…”. Selain itu anda juga dapat mengetikkan daftar penerima baru, caranya anda klik “Type a new list” dan lanjutkan dengan mengklik “Create…”
Belajar Bareng
Kelima. Setelah anda klik create anda akan melihat jendela “New Address List” muncul. Silahkan anda masukkan nama dan alamat lengkap penerima. Untuk menambahkan nama dan alamat yang baru langsung saja anda klik “New Entry” dan untuk menghapusnya pilih salah satu dari daftar dan klik “Delete entry”. Setelah anda selesai memasukkan daftar penerima surat maka anda klik tombol “OK”. Selanjutnya anda akan diminta untuk menyimpan file yang berisi daftar nama.
Belajar Bareng
Keenam. Berikutnya anda akan diminta untuk memilih daftar nama dan alamat dengan cara mencetang. Setelah anda mencetang nama dan alamat terakhir anda klik “OK”
Belajar Bareng
Ketujuh. Setelah selesai dengan tahapan memasukkan dan memilih daftar penerima, selanjutnya anda kembali ke panel sebelah kanan tadi dan anda klik “Next: Write your letter”. Lalu tuliskan surat anda pada bagian dokumen.

Kedelapan. Setelah anda selesai menulis surat, selanjutnya memilih salah satu placeholder. Placeholder ini disebut juga “mail merge fields”, pada bidang ini akan diisi informasi dari data file anda. Misalnya saya akan memilih “Greeting line…”, maka saya akan memposisikan pointer di mana saya ingin menambahkan place holde dan kemudian saya klik “Greeting line…” pada panel sebelah kanan.
Belajar Bareng
Catatan:
Setelah anda mengklik "Greeting line...", maka akan muncul jendela "Insert Greeting Line". Dan anda bisa mengatur Format greetings line, apakah anda ingin menggunakan "Dear" atau "To". Terkahir anda klik tombol "OK"

Kesembilan. Terakhir setelah anda memilih place holder, maka anda kembali ken panel. Kemudian anda klik “Next: Preview your letters”, lalu klik “Next: Complete the merge”, dan akhiri dengan klik “Print” untuk mulai mencetak surat. Dan selesainya lah mail merger anda.

Read More »